01Qui nous sommes

Alexan Labs est une entreprise québécoise spécialisée dans l'inspection de fondations et l'imperméabilisation, établie en Montérégie, Québec. Nous desservons principalement le Grand Montréal, le West Island et la région de Vaudreuil-Soulanges.

02Ce que nous collectons

Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de nos services :

• Nom complet — pour personnaliser notre suivi
• Numéro de téléphone — pour vous rappeler au sujet de votre demande
• Adresse courriel — pour les confirmations et les suivis écrits
• Ville et adresse de service — pour planifier l'inspection sur place
• Description du problème et détails de la propriété — pour préparer notre diagnostic et estimer les travaux
• Photos téléchargées — si vous choisissez d'en envoyer pour illustrer le problème
• Données de navigation — témoins (cookies) et statistiques anonymisées d'utilisation du site
• Journaux de conversation IA — uniquement si vous consentez expressément à utiliser notre agent WIS

03Pourquoi nous le collectons

Vos renseignements sont utilisés exclusivement aux fins suivantes :

• Vous rappeler et faire le suivi de votre demande d'inspection
• Préparer et livrer nos services d'imperméabilisation et de fondation
• Assurer le suivi après l'intervention et honorer nos garanties
• Améliorer nos outils IA et la performance de notre site web
• Respecter nos obligations légales (certification RBQ, garanties contractuelles)

Nous n'utilisons jamais vos renseignements à des fins de marketing sans votre consentement explicite préalable.

04Avec qui nous partageons vos données

Vos renseignements personnels ne sont jamais vendus, loués ni monnayés. Jamais.

L'accès interne est limité aux membres qui en ont besoin pour vous servir :

• Joseph Alexan — Responsable de la protection des renseignements personnels & Cybersécurité
• Équipe des opérations terrain — accès limité aux dossiers d'intervention

Nous utilisons des outils tiers sécurisés pour :

• La gestion des relations clients
• L'assistance par chat alimentée par l'IA
• Les communications par courriel
• L'analyse du site web
• L'hébergement et le stockage sécurisé des données

Tous ces outils sont situés au Canada ou aux États-Unis et respectent les normes de confidentialité applicables.

Une liste complète est disponible sur demande auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Joseph Alexan · privacy@alexanlabs.com · 514-555-0199

05Combien de temps nous conservons vos données

• Dossiers clients actifs : durée du service + 1 an après la fermeture du dossier
• Dossiers d'inspection : 3 ans (exigence légale RBQ)
• Journaux de conversation IA : 90 jours, puis suppression permanente
• Courriels marketing : jusqu'au désabonnement
• Données de navigation anonymisées : jusqu'à 13 mois

À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées de façon sécurisée et irréversible.

06Vos droits selon la Loi 25

En tant que résident du Québec, vous disposez des droits suivants sur vos renseignements personnels :

Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre responsable (voir section 10). Nous répondons à toute demande dans un délai de 30 jours.

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

07Témoins (cookies)

Notre site utilise des témoins (cookies) pour fonctionner correctement et améliorer votre expérience. Voici les témoins que nous utilisons :

Les témoins essentiels sont nécessaires au fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés. Les témoins optionnels peuvent être refusés à tout moment via les paramètres de confidentialité de votre navigateur.

Pour refuser les témoins optionnels : accédez aux paramètres de votre navigateur → Confidentialité et sécurité → Cookies → Bloquer les cookies tiers.

08Divulgation de l'agent IA

Notre site intègre WIS (Waterproofing Intelligence System), un agent conversationnel alimenté par l'IA. Voici ce que vous devez savoir :

• Les réponses de WIS sont informatives et générales seulement — elles ne constituent pas un diagnostic professionnel de fondation
• WIS ne peut pas diagnostiquer l'état de votre fondation à distance
• WIS ne peut pas signer de contrat ni vous engager juridiquement envers Alexan Labs
• Les conversations ne sont enregistrées et conservées qu'avec votre consentement explicite

09Politique en cas d'atteinte à la vie privée

En cas de violation ou d'incident impliquant vos renseignements personnels, nous agissons immédiatement selon le protocole suivant :

• La Commission d'accès à l'information (CAI) est avisée dans les 72 heures suivant la détection
• Les clients directement touchés sont notifiés de façon personnelle et sans délai
• Des mesures immédiates de confinement et d'isolation sont déployées pour limiter l'impact
• Un rapport d'incident complet est produit et conservé
• Des mesures correctives sont mises en place pour prévenir toute récidive

La protection de vos données est notre priorité absolue. Nous ne minimisons aucun incident.

10Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Alexan Labs a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Toute demande, question ou plainte doit lui être adressée.

11Dernière mise à jour

Cette politique a été mise à jour en mai 2026. Nous nous réservons le droit de la modifier en tout temps. En cas de changement important, nous vous en aviserons par courriel ou via un avis visible sur notre site.

01Who We Are

Alexan Labs is a Quebec-based foundation inspection and waterproofing company headquartered in the Montérégie region. We have proudly served Greater Montreal, the West Island, and the Vaudreuil-Soulanges area.

02What We Collect

We collect only what we genuinely need to serve you well :

• Full name — so we can address you properly throughout the process
• Phone number — to reach you about your inspection request
• Email address — for written confirmations, quotes, and follow-ups
• City and service address — to schedule and plan the on-site visit
• Problem description and property details — to prepare an accurate assessment before we arrive
• Photos you upload — only if you choose to share them to help illustrate the issue
• Website usage data — cookies and anonymized traffic statistics
• AI conversation logs — only when you explicitly consent to use our WIS agent

03Why We Collect It

Your information is used solely for the following purposes :

• To contact you about your inspection or waterproofing request
• To prepare, schedule, deliver, and invoice our services
• To follow up after work is completed and honour our warranties
• To improve the performance of our website and AI tools
• To meet our legal obligations under RBQ certification and contract law

We never use your information for marketing or promotional purposes without your prior explicit consent.

04Who We Share It With

Your personal information is never sold, rented, or monetized. Full stop.

Internal access is restricted to team members who need it to deliver your service :

• Joseph Alexan — Privacy Officer & Cybersecurity Analyst
• Field operations team — access limited to job records

We use secure third-party tools for :

• Client relationship management
• AI-powered chat assistance
• Email communication
• Website analytics
• Cloud hosting and data storage

All tools are located in Canada or the United States and comply with applicable privacy standards.

A complete list is available upon request to our Privacy Officer :
Joseph Alexan · privacy@alexanlabs.com · 514-555-0199

05How Long We Keep Your Data

• Active client files : for the duration of service plus 1 year after file closure
• Inspection records : 3 years (RBQ legal requirement)
• AI chat logs : 90 days, then permanently and securely deleted
• Marketing emails : until you unsubscribe
• Anonymized browsing data : up to 13 months

When these periods expire, all relevant data is deleted in a secure and irreversible manner.

06Your Rights Under Law 25

As a Quebec resident, you have meaningful rights over your personal information :

To exercise any of these rights, reach out to our Privacy Officer (see section 10). We respond to all requests within 30 days.

If you feel your rights have not been respected, you may file a complaint directly with the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

07Cookies

Our website uses cookies to operate correctly and give you a better experience. Here is exactly what we use :

Essential cookies are required for core site functionality and cannot be turned off. Optional cookies can be refused at any time through your browser's privacy settings.

To refuse optional cookies : go to your browser settings → Privacy and Security → Cookies → Block third-party cookies.

08AI Chat Disclosure

Our website features WIS (Waterproofing Intelligence System), an AI-powered conversational agent. Before you interact with it, here is what you should know :

• WIS provides general informational responses only — it does not constitute a professional foundation assessment
• It cannot diagnose the structural condition of your foundation remotely
• It cannot sign contracts or legally bind Alexan Labs to any commitment
• Conversations are only recorded and retained when you give explicit consent prior to chatting

09Data Breach Policy

If a privacy incident or data breach occurs involving your personal information, we follow an immediate response protocol :

• The Commission d'accès à l'information (CAI) is notified within 72 hours of detection
• Affected clients are notified directly and without unnecessary delay
• Immediate containment and isolation measures are deployed to limit the impact
• A full incident report is produced and preserved
• Corrective measures are implemented to prevent any recurrence

We take every incident seriously — no matter how small — and we will never downplay a situation that affects your data.

10Privacy Officer

In compliance with Quebec Law 25, Alexan Labs has appointed a dedicated Privacy Officer. All requests, questions, or complaints related to personal information should be directed to this person.

11Last Updated

This policy was last updated in May 2026. We reserve the right to revise it at any time. In the event of a significant change, we will notify you by email or through a prominent notice on our website.